E-Rechnung erstellen und empfangen: was Händler wissen müssen

Die E-Rechnung kommt nicht an einem einzigen Tag, sondern in Etappen. Das macht sie unübersichtlich, aber auch planbar. Wer weiß, welcher Stichtag für den eigenen Betrieb zählt, kann die Umstellung in Ruhe erledigen und muss nicht im Dezember 2027 alles auf einmal anfassen.

Seit dem 1. Januar 2025: Empfangen musst du schon jetzt

Die erste Etappe liegt bereits hinter uns. Seit Anfang 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können, wenn es Leistungen von einem anderen inländischen Unternehmen bezieht. Das gilt auch für Kleinunternehmer: Sie sind vom Ausstellen ausgenommen, vom Empfangen nicht.

Die gute Nachricht dazu steht in den FAQ des Bundesfinanzministeriums. Für den Empfang genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Du musst also nichts anschaffen, damit eine XRechnung bei dir ankommen darf. Was danach mit der Datei passiert, ist eine andere Frage (dazu weiter unten).

Praktisch heißt das vor allem, dass deine Lieferanten wissen sollten, an welche Adresse Rechnungen gehen. Landet die XML im privaten Postfach des Chefs oder im Spamordner, ist sie zwar formal empfangen, aber niemand bucht sie. Eine eigene Adresse nur für Rechnungen, etwa rechnung@deinshop.de, ist deshalb keine schlechte Idee.

Was überhaupt als E-Rechnung gilt

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das sich maschinell auslesen lässt. In Deutschland sind das in der Praxis zwei Formate. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, ohne hübsche Ansicht. ZUGFeRD ist ein Hybrid aus PDF und eingebetteter XML und zählt ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden Profile enthalten zu wenige Angaben und erfüllen die Anforderungen nicht.

Das normale PDF, das viele Händler heute per Mail verschicken, ist dagegen keine E-Rechnung. Es hat kein strukturiertes Format, auch wenn es am Bildschirm genauso aussieht wie eine ZUGFeRD-Datei.

Gern übersehen wird ein Detail aus dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025. Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil führend. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gilt die XML. Wer seine Rechnungen bisher am PDF-Layout geprüft hat, schaut also künftig an der falschen Stelle. Aufbewahrt wird mindestens der strukturierte Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Wie das zur Buchhaltung passt, steht im Beitrag GoBD und ZUGFeRD: Buchhaltung ohne Excel-Akrobatik.

Empfangen ohne Zusatzsoftware?

Ankommen lassen kannst du eine E-Rechnung ohne jedes Programm. Lesen ist schwieriger, jedenfalls bei der XRechnung. Öffnest du die XML-Datei, siehst du Tags und Zahlen statt einer Rechnung.

Für den Anfang gibt es öffentliche Angebote. Über das ELSTER-Portal (e-rechnung.elster.de) kann die Finanzverwaltung XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien für das menschliche Auge lesbar darstellen. Einige Bundesländer bieten ähnliche Werkzeuge, Baden-Württemberg etwa einen E-Rechnungs-Validator auf seinem Serviceportal, der eine Datei auf Format und Pflichtangaben prüft. Das reicht für ein paar Lieferantenrechnungen im Monat. Bei dreißig Eingangsrechnungen pro Woche wird das Hochladen und Abtippen dagegen schnell zur eigenen Arbeitsstelle, und spätestens dann lohnt ein System, das die Daten direkt übernimmt.

Bis Ende 2026: Übergang für alle beim Ausstellen

Beim Ausstellen lässt sich der Gesetzgeber mehr Zeit. Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 darf jeder Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung schreiben. Papier geht in dieser Zeit immer. Ein PDF per Mail geht weiterhin, aber wie bisher nur, wenn dein Kunde diesem Format zustimmt. Wer heute schon E-Rechnungen verschickt, darf das natürlich auch.

Bis Ende 2027: Verlängerung bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz

Liegt der Vorjahresumsatz deines Unternehmens bei höchstens 800.000 Euro, verlängert sich die Frist für sonstige Rechnungen bis zum Ablauf des Jahres 2027. Ebenfalls bis Ende 2027 dürfen EDI-Verfahren weiterlaufen, die nicht ohnehin schon als E-Rechnung gelten. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen dann für alle Pflicht.

Stichtag	Was gilt
seit 1. Januar 2025	Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
bis 31. Dezember 2026	Ausstellen von Papier oder (mit Zustimmung) PDF statt E-Rechnung zulässig.
bis 31. Dezember 2027	Verlängerung bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz; bestehende EDI-Verfahren.
ab 1. Januar 2028	E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft für alle Aussteller.

Ob du unter die 800.000-Euro-Grenze fällst und welche Rechnungen bei dir genau betroffen sind, klärst du im Zweifel am besten kurz mit deinem Steuerberater.

Was das für B2C heißt

Für den klassischen Onlineshop ändert sich weniger, als die Schlagzeilen vermuten lassen. Rechnungen an Endverbraucher sind von der E-Rechnungspflicht nicht erfasst. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Bestellt eine Privatperson eine Packung Kaffee, bleibt alles wie gehabt.

Spannend wird es bei gemischten Shops. Kauft ein Friseursalon, eine Arztpraxis oder eine GmbH bei dir ein, ist das ein inländischer B2B-Umsatz, und für Beträge über 250 Euro gelten die Fristen oben. Dein Shop muss also unterscheiden können, wer da bestellt. Und auf der Einkaufsseite bist du ohnehin selbst Unternehmer: Die Rechnungen deiner Lieferanten kommen künftig als E-Rechnung zu dir, ganz gleich, an wen du verkaufst.

Ab 2028 und wie Omneya dabei hilft

Am Ende läuft alles auf denselben Punkt zu. Ab 2028 schreibt jedes Unternehmen im Inland seine B2B-Rechnungen strukturiert. Wer das bis dahin von Hand in einem Vorlagenprogramm erledigt, hat zwei Jahre Zeit, das zu ändern, und sollte die Zeit nutzen.

In Omneya entstehen Rechnungen direkt aus dem Auftrag als ZUGFeRD- oder XRechnung-Beleg, ohne Zwischenschritt über ein anderes Programm. Die Buchungsdaten gehen über den DATEV-Export an die Steuerkanzlei. Dahinter steckt Erfahrung mit Warenwirtschaft und Onlinehandel seit 2007. Du kannst Omneya 14 Tage kostenlos testen, mit allen Modulen, ohne Kreditkarte. Fragen zur Umstellung beantworten wir gern über unsere Kontaktseite.

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