Was ist ein ERP-System? Bedeutung, Einkauf und Verkauf erklärt

ERP steht für Enterprise Resource Planning, auf Deutsch Planung der Unternehmensressourcen. Ein ERP-System ist eine Unternehmenssoftware, in der Einkauf, Lager, Verkauf, Finanzen und je nach Betrieb auch Personal und Produktion auf denselben Datenbestand zugreifen.

Was bedeutet ERP?

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Gemeint ist die Planung der Ressourcen eines Unternehmens, also Material, Geld, Arbeitszeit und Maschinen. Ein ERP-System ist die Software, mit der diese Planung im Alltag passiert: Ein Vorgang wird einmal erfasst und ist danach in jeder Abteilung sichtbar, die ihn braucht, ohne dass ihn jemand ein zweites Mal abtippt.

Der Begriff ist älter als die meisten Onlineshops. Die Vorläufer hießen MRP (Material Requirements Planning) und rechneten in Fabriken aus, welches Material wann gebraucht wird. In den 1980er-Jahren kam als MRP II die Kapazitätsplanung dazu. Den Namen ERP prägte 1990 das Marktforschungsunternehmen Gartner, weil die Systeme inzwischen weit über die Fertigung hinaus bis in Finanzen und Personalwesen reichten.

Das Gegenstück kennen viele Betriebe aus eigener Erfahrung. Die Bestellung steht im Shop, der Bestand in einer Tabelle, die Lieferantenbestellung in einem E-Mail-Postfach und die Rechnung im Buchhaltungsprogramm, und irgendwer überträgt jeden Abend Zahlen von einem Fenster ins andere.

Welche Bereiche gehören zu einem ERP-System?

Feste Grenzen gibt es nicht. Diese Bausteine tauchen aber in fast jeder Beschreibung auf.

• Einkauf mit Lieferanten, Bestellvorschlägen und Wareneingang
• Lager mit Beständen, Lagerplätzen und Inventur
• Verkauf mit Angeboten, Aufträgen, Versand und Retouren
• Finanzen mit Rechnungen, offenen Posten und der Übergabe an die Buchhaltung
• Personal mit Arbeitszeiten und Lohnvorbereitung
• Produktion mit Stücklisten und Fertigungsaufträgen

Einkauf, Lager und Verkauf ergeben zusammen im Wesentlichen das, was im Handel Warenwirtschaft heißt. Was ein Warenwirtschaftssystem im Einzelnen erledigt, steht in einem eigenen Beitrag. Ein ERP-System nimmt diese Warenwirtschaft als Kern und legt Finanzen und Fertigung darum herum, oft auch das Personalwesen.

Was macht ein ERP-System im Einkauf?

Im Einkauf beantwortet das ERP-System eine einzige Frage immer wieder neu, nämlich was du wann bei wem bestellen musst. Dafür schaut es auf den Mindestbestand eines Artikels, auf die Verkäufe der letzten Wochen und auf die Mengen, die für offene Kundenaufträge schon reserviert sind. Daraus entsteht ein Bestellvorschlag, den du prüfst und freigibst.

Danach geht es weiter, und hier zeigt sich der Unterschied zu einer Liste in der Tabellenkalkulation. Die Bestellung geht an den Lieferanten, der Wareneingang wird gegen sie gebucht, und eine Teillieferung bleibt als offener Rest stehen, bis der Rest kommt. Kommt die Lieferantenrechnung, gleicht das System sie mit Bestellung und Wareneingang ab. Wer schon einmal eine Rechnung über 120 Stück bezahlt hat, obwohl nur 96 im Karton lagen, weiß, wofür dieser Abgleich gut ist.

Hast du für einen Artikel mehrere Lieferanten, kommen Preise und Lieferzeiten dazu. Der günstigste Lieferant hilft wenig, wenn er drei Wochen braucht und dein Lager in zehn Tagen leer ist.

Was macht ein ERP-System im Verkauf?

Im Verkauf laufen die Bestellungen zusammen, egal ob sie aus dem eigenen Shop, von einem Marktplatz, per E-Mail oder per Telefon kommen. Aus jeder Bestellung wird ein Auftrag mit Status, und an diesem Auftrag hängt alles Weitere.

• Die Ware wird im Lager reserviert, damit sie nicht zweimal verkauft wird.
• Lieferschein und Versandetikett entstehen aus dem Auftrag.
• Die Rechnung übernimmt Preise, Steuersätze und Adresse, ohne dass jemand sie abschreibt.
• Bezahlt der Kunde nicht, landet die Rechnung in den offenen Posten und später in der Mahnung.

Retouren gehören ebenfalls hierher. Sie werden am ursprünglichen Auftrag erfasst, die Ware wandert nach einer Zustandsprüfung zurück ins Lager, und die Erstattung bezieht sich auf genau diese Bestellung. Ohne ERP sucht an dieser Stelle meistens jemand in drei Programmen nach der passenden Rechnungsnummer.

Wie sieht ein ERP-System im Alltag aus?

Nimm einen kleinen Betrieb, der Kerzen selbst gießt und verkauft. Eine Kundin bestellt im Shop zwölf Duftkerzen. Das System reserviert die Kerzen im Lager, sieht über die Stückliste, dass für die nächste Charge Wachs und Dochte knapp werden, und schlägt eine Nachbestellung beim Lieferanten vor. Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag, der Zahlungseingang wird ihr zugeordnet, und das Steuerbüro bekommt am Monatsende einen Export statt eines Schuhkartons.

Keiner dieser Schritte ist spektakulär. Der Unterschied liegt darin, dass niemand die Zwölf an vier Stellen eintippt (und sich an einer davon vertippt).

Braucht ein kleines Unternehmen überhaupt ein ERP-System?

Ein Einzelunternehmer mit einem Shop und dreißig Bestellungen im Monat braucht kein großes ERP. Ihm reicht meist eine ordentliche Warenwirtschaft, die Rechnungen schreibt.

Anders wird es, sobald mehrere Leute gleichzeitig an denselben Daten arbeiten oder selbst produziert wird. Dann tauchen Fragen auf, die eine reine Warenwirtschaft nicht beantwortet. Was kostet ein Produkt wirklich, wenn Material und Arbeitszeit eingerechnet sind? Reicht das Material für die Aufträge der nächsten zwei Wochen?

Zum Wort Mittelstand, das in Suchanfragen oft fällt, eine Einordnung. Die EU zählt Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten und höchstens 50 Millionen Euro Jahresumsatz (oder höchstens 43 Millionen Euro Bilanzsumme) zu den kleinen und mittleren Unternehmen. Ein Betrieb mit acht Leuten und einer mit 200 fallen beide darunter und haben trotzdem kaum dieselben Anforderungen an ihre Software.

Gibt es ERP-Systeme kostenlos?

Ja, als Open Source. Die Lizenz kostet dann nichts, Hosting, Updates und Anpassungen aber schon, und bei einem ERP-System sind gerade die Anpassungen der große Posten. Ohne eigenes Technikteam lohnt es sich, die Rechnung über mehrere Jahre aufzumachen, bevor die Entscheidung fällt.

Wie vergleiche ich ERP-Software sinnvoll?

Vergleichstabellen im Netz zählen meist Funktionen. Das bringt wenig, weil auf dem Papier fast jedes System fast alles kann. Schreib lieber einige deiner echten Abläufe auf, etwa eine Bestellung mit Teillieferung oder eine Retoure mit Gutschrift, und spiel genau diese Abläufe in der Testphase jedes Anbieters durch.

Zwei Punkte gehen dabei leicht unter. Der eine sind die Belege, denn Unternehmen in Deutschland müssen seit Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, und die Pflicht zum Ausstellen folgt je nach Umsatz 2027 oder 2028. Der andere ist der Weg zum Steuerbüro. Ein ERP-System, dessen Daten dort nur über Umwege ankommen, spart am Monatsende wenig.

Wie arbeitet Omneya als ERP-System?

Omneya ist aus der Warenwirtschaft gewachsen, mit der wir seit 2007 Händler im Onlinehandel begleiten. Einkauf mit Bestellvorschlägen, Lager und Inventur, Aufträge, Retouren, offene Posten sowie Produktion mit Stücklisten und Fertigungsaufträgen laufen in einem System, ebenso der eigene Webshop und die Anbindung von Marktplätzen. Im Bestellwesen entstehen die Vorschläge aus Mindestbestand, Verkaufshistorie und Reservierungen, und Lieferantenrechnungen werden mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Rechnungen erzeugt Omneya als ZUGFeRD- oder XRechnung-Beleg, für das Steuerbüro gibt es einen DATEV-Export. Welche Bereiche du einschaltest, entscheidest du über die Module.

Du kannst Omneya 14 Tage kostenlos testen, mit allen Modulen und ohne Kreditkarte. Nimm dir dafür am besten die Abläufe vor, die du vorher aufgeschrieben hast. Fragen zu deinem Betrieb beantworten wir gern über den Kontakt.

Werte kaufen. Wirkung schaffen. Die nächste Generation der Warenwirtschaft.