Was ist ein PIM-System?

Ein Hundeshampoo mit Aloe Vera, 250 Milliliter. Im Shop steht bei den Inhaltsstoffen noch Kamille, weil das die alte Rezeptur war. Im Amazon-Listing fehlt der Hinweis, dass es nicht für Welpen unter zwölf Wochen gedacht ist. Die Excel-Liste des Einkaufs führt 200 Milliliter, und im PDF-Katalog vom Frühjahr ist noch das Etikett von 2024 abgebildet. Vier Fassungen desselben Produkts, und keine davon stimmt ganz.

Geschlampt hat dabei niemand. Jede Fassung war irgendwann richtig, nur wurde jede Änderung an der Stelle gemacht, an der gerade jemand gearbeitet hat. Für genau diesen Zustand gibt es eine eigene Sorte Software.

Was ist ein PIM-System?

PIM steht für Product Information Management. Ein PIM-System ist der Ort, an dem alle Informationen zu einem Produkt einmal gepflegt werden (Bezeichnung, Beschreibung, Eigenschaften, Varianten, Bilder, Maße, Pflichtangaben, Übersetzungen) und von dem aus sie an jeden Kanal gehen, der sie braucht. Shop, Marktplatz und Katalog holen sich ihre Daten dort ab, statt eine eigene Kopie zu führen.

Ändert sich die Rezeptur des Shampoos, ändert jemand einen einzigen Eintrag, und die Kanäle ziehen nach.

PIM oder Warenwirtschaft?

Die Frage kommt fast immer, und die Grenze lässt sich recht sauber ziehen. Ein Warenwirtschaftssystem verwaltet, was mit der Ware passiert, also Bestellung beim Lieferanten, Bestand im Lager, Auftrag, Rechnung und Retoure. Ein PIM verwaltet, was über die Ware gesagt wird. Das eine zählt Kartons, das andere beschreibt, was drin ist.

Überschneiden tun sich beide beim Artikelstamm. Fast jede Warenwirtschaft hat Felder für Name, EAN, Preis und Gewicht, und für einen kleinen Shop mit einem einzigen Verkaufskanal reicht das oft völlig. Eng wird es, sobald ein Artikel in fünf Sprachen, mit zwölf Varianten und auf mehreren Marktplätzen stehen soll, die jeweils andere Pflichtfelder verlangen. Dann wächst die Produktbeschreibung schneller als der Bestand.

Woran merkst du, dass dir ein PIM fehlt?

Ein paar Anzeichen tauchen im Onlinehandel immer wieder auf:

• Produkttexte werden pro Kanal von Hand kopiert und danach getrennt weitergepflegt.
• Bilder liegen in Ordnern auf mehreren Rechnern, und keiner weiß, welche Version gerade bei Amazon hängt.
• Die englische Übersetzung ist veraltet, sobald jemand den deutschen Text anfasst.
• Vor jedem neuen Katalog sucht jemand zwei Tage lang Maße und Gewichte zusammen.

Wenn du dich in zwei davon wiedererkennst, lohnt sich der Blick auf die Produktdaten mehr als auf das nächste Werbebudget.

Was muss ein PIM für Lebensmittel und Getränke können?

Bei Lebensmitteln kommt die rechtliche Seite dazu, und die ist ziemlich genau geregelt. Die Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV, Verordnung (EU) Nr. 1169/2011) zählt in Artikel 9 die Pflichtangaben auf. Dazu gehören unter anderem die Bezeichnung, das Zutatenverzeichnis, die Allergene aus Anhang II, die Nettofüllmenge, Aufbewahrungshinweise, Name und Anschrift des Lebensmittelunternehmers und die Nährwertdeklaration. Bei alkoholischen Getränken über 1,2 Volumenprozent kommt der Alkoholgehalt dazu.

Für den Onlineshop ist Artikel 14 die entscheidende Stelle. Beim Verkauf über das Internet müssen diese Pflichtangaben schon vor dem Abschluss des Kaufvertrags verfügbar sein, also auf der Produktseite. Ausgenommen ist nur das Mindesthaltbarkeits- oder Verbrauchsdatum, das erst bei der Lieferung vorliegen muss. Die 14 Allergene aus Anhang II (von Gluten über Sellerie und Senf bis zu Weichtieren) werden im Zutatenverzeichnis optisch hervorgehoben, und die Nährwerttabelle nennt nach Artikel 30 Brennwert, Fett, gesättigte Fettsäuren, Kohlenhydrate, Zucker, Eiweiß und Salz.

Zutaten, Allergene und Nährwerte gehören deshalb in eigene, strukturierte Felder. Als Fließtext irgendwo in der Beschreibung fallen Lücken niemandem auf, in einem Feld lassen sie sich prüfen, in jeder Sprache ausspielen und auf dem Etikett genauso drucken wie im Shop. Eine veraltete Zutatenliste ist bei einem Müsliriegel eben mehr als ein Schönheitsfehler, und spätestens wenn sich bei einem Lieferanten die Rezeptur ändert, zeigt sich, ob es nur eine Stelle zu korrigieren gibt. (Das ist eine Beschreibung der Pflichten, keine Rechtsberatung. Für deinen Fall gilt der Text der Verordnung.)

Wofür braucht der Großhandel ein PIM-System?

Im Großhandel sieht das Problem anders aus. Es geht weniger um schöne Texte als um Masse. Da ist ein Sortiment mit ein paar tausend Artikeln, viele davon in Varianten nach Größe, Farbe oder Gebindeeinheit, und Kunden, die nicht alle dasselbe sehen und zahlen sollen. Der Fachhändler bekommt andere Konditionen als der Großabnehmer, und der Gastronomiekunde braucht das Gebinde mit 24 Flaschen statt der Einzelflasche.

Dazu kommt die Datenlieferung an die eigenen Kunden. Händler, die deine Ware weiterverkaufen, wollen Produktdaten, Bilder und Preise nicht abtippen, sondern als Datei übernehmen. Im deutschen B2B-Handel ist dafür BMEcat verbreitet, ein XML-Austauschformat für Katalogdaten, das der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik entwickelt hat. Welches Format deine Abnehmer erwarten, ist von Branche zu Branche verschieden. Gemeinsam ist allen Varianten, dass eine saubere Datei nur aus sauberen Stammdaten entsteht.

Welche Schnittstellen braucht ein PIM?

Ein PIM ist nur so viel wert wie die Kanäle, die wirklich daraus lesen. Typisch sind vier Verbindungen.

• der eigene Onlineshop, der Texte, Bilder, Varianten und Pflichtangaben direkt anzeigt,
• Marktplätze wie Amazon, die jeweils eigene Pflichtattribute und Kategorien verlangen,
• Import für Lieferantendaten und Bestandslisten, damit beim Start niemand abtippt,
• Export für Kataloge, Händler und alles, was sich nicht direkt anbinden lässt.

Bei jeder Schnittstelle lohnt die Frage, wer sie pflegt, wenn sich auf einer Seite etwas ändert. Marktplätze ändern ihre Pflichtfelder gern ohne große Ankündigung, und dann hilft es wenig, dass die Daten im PIM stimmen.

Gibt es ein PIM-System kostenlos?

Es gibt Open-Source-Systeme, die du ohne Lizenzgebühr selbst betreiben kannst. Kostenlos ist dabei allerdings meist nur die Lizenz. Betrieb, Updates, Datensicherung und die Anbindung an Shop und Marktplätze bezahlst du mit eigener Zeit oder mit einer Agentur, und jede dieser Anbindungen muss weiterlaufen, wenn sich auf einer Seite etwas ändert.

Ob sich das rechnet, hängt weniger am Preis als an einer simplen Frage: Lesen danach wirklich alle Kanäle aus dem PIM? Läuft die alte Excel-Liste daneben weiter, hast du am Ende eben die fünfte Fassung des Hundeshampoos.

Wie das in Omneya aussieht

In Omneya ist der Artikel selbst das PIM. Varianten mit mehreren Achsen, Preisregeln je Variantenkombination und beliebige Eigenschaften hängen direkt am Artikel. Pflichtfeld-Vorlagen je Produktkategorie greifen, sobald ein Artikel einer Kategorie zugewiesen wird. Bei Lebensmitteln sind das Nährwerttabelle, Allergene, Herkunft und Lagerhinweise nach LMIV, bei Kosmetik die INCI-Liste. Welche Pflichtfelder noch fehlen, zeigt ein Datenqualitäts-Dashboard, und zwar pro Sprache. Allergene werden in Etiketten und Produkttexte gespiegelt, statt an drei Stellen getrennt gepflegt zu werden.

Für den Großhandel lassen sich Kundengruppen frei anlegen, und die Preiskalkulation rechnet eigene Preise pro Kundenklasse und pro Kanal, B2B-Staffelpreise eingeschlossen. Größere Sortimente pflegst du per Massenbearbeitung und Import/Export. Die Marktplätze hängen am selben Artikel. Amazon-Listings werden direkt aus Omneya gepflegt, die Pflichtattribute der Mirakl-Marktplätze stehen je Betreiber getrennt am Artikel, und welche Kanäle es sonst gibt, steht im Beitrag über Amazon, Mirakl und DocMorris. Bilder, Videos und PDFs liegen in der Mediathek, die vor dem Löschen anzeigt, wo eine Datei noch verwendet wird. Da Artikel und Bestand im selben System stehen, gibt es zwischen PIM und Warenwirtschaft keine Schnittstelle, die irgendwer pflegen müsste.

Wer Texte nicht selbst schreiben will, lässt aus den Stammdaten mit KI-Produkttexten Entwürfe erzeugen und bringt sie mit KI-Übersetzungen in weitere Sprachen. Beides kommt als Vorschlag zur Freigabe. Wir machen seit 2007 Warenwirtschaft und Onlinehandel, und die vier Fassungen vom Anfang haben wir in der Zeit öfter gesehen, als uns lieb ist. Wenn du Lebensmittel verkaufst, findest du unter Lagerverwaltung für Lebensmittel auch Chargen und Mindesthaltbarkeit.

Du kannst Omneya 14 Tage kostenlos testen, mit allen Modulen und ohne Kreditkarte. Wenn du vorher wissen willst, wie deine bestehenden Produktdaten hineinkommen, schreib uns.

Werte kaufen. Wirkung schaffen. Die nächste Generation der Warenwirtschaft.