Bookingsystem: mere tid til kunderne, mindre tid på at finde en tid

En kunde skriver og spørger, om torsdag kunne passe. Du svarer med tre forslag, kunden vælger det andet, men spørger så, om det kan blive en halv time senere. Fire mails, to dage. Måske ti minutter pr. aftale, og ved 25 aftaler om ugen bliver det en halv arbejdsdag, som ingen får noget ud af. Med online booking forsvinder den del.

Enkeltaftale eller gruppeaftale?

Omneya kan begge dele, og de to opfører sig forskelligt et par steder. Tabellen viser hvor.

Ventelisten er slået til fra start. Ved enkeltaftaler gælder den ikke, for der findes ganske enkelt ingen person nummer to til den samme plads.

Hvad skal du indstille?

For hver aftaletype fastsætter du varighed, buffer før og efter og de ressourcer, den kræver, for eksempel et lokale og en medarbejder. Åbningstider angiver du pr. ugedag og ressource, eventuelt med en gyldighedsperiode, hvis der gælder andre tider om sommeren. Ferie og møder blokerer du som spærretid. Navn og beskrivelse af aftaletypen oversætter du til hvert sprog i din webshop.

Et eksempel fra et lille yogastudie: En privattime varer 60 minutter, og bagefter skal lokalet bruge 15 minutter til udluftning og til at rydde måtterne af vejen. Det kvarter lægger du ind som buffer efter, og så lander ingen booking længere lige op ad slutningen af den forrige time. Onsdagsholdet om aftenen er en gruppe-aftaletype til tolv personer i samme lokale. Når holdet er booket, er lokalet optaget for privattimer i det tidsrum, uden at du skal blokere noget, fordi begge aftaletyper bruger den samme ressource.

Efter opsætningen er bookingen i første omgang slået fra. Du slår den til, når dine aftaletyper er på plads.

Hvad oplever din kunde?

Kunden vælger aftaletypen i webshoppen og ser kun tider, der faktisk er ledige. Efter bookingen kommer der en bekræftelse, og aftalen ligger i kundekontoen. Inden aftalen kommer der en påmindelse på e-mail, som standard 24 timer før. Afstanden kan du sætte til mellem en time og en uge. Kan kunden alligevel ikke, aflyser vedkommende selv op til en frist, som du bestemmer. Koster aftalen noget, opretter bookingen en ordre, og faktureringen kører som ved alt andet salg. Til onlineaftaler opretter Omneya samtidig Zoom-mødet, hvis du bruger Zoom-modulet.

Vælger to kunder den samme tid i samme sekund, kommer kun den ene igennem. Den anden ser straks den næste ledige tid. Omneya låser tidspunktet, mens bookingen foretages, og tjekker, om den ressource, der skal bruges, allerede er optaget.

Kalendere udefra

Via et abonnementslink vises dine aftaler i enhver kalender, der kan læse iCal. Andre kalendere kobler du på via deres iCal-adresse, og så blokerer deres aftaler dine ledige tider. I begge retninger synkroniserer Omneya via CalDAV. Et særskilt login til Google eller Outlook findes ikke, men begge kan du nå ad disse veje.

Påmindelser sendes kun på e-mail, sms er ikke en del af modulet. Depositum kender det heller ikke: en aftale har en pris, eller den har ingen.

Et bookingsystem i Omneya er tænkt til alle, hvis arbejde foregår i aftaler: coaches og rådgivere, studier, klinikker, værksteder med afhentningstider og butikker, der rådgiver kunderne i forretningen. Aftaler hænger i Omneya på den samme kunde som ordrer, fakturaer og kurser. Opret en enkelt- og en gruppe-aftaletype i testsystemet, og book begge selv. Hele funktionsomfanget står på modulsiden Bookinger. Pakkerne finder du under Priser.