Shopsystem mit Warenwirtschaft: getrennt oder aus einem Guss?

Irgendwann stellt sich jeder Onlinehändler dieselbe Frage. Der Shop läuft, die Bestellungen werden mehr, und die Excel-Liste mit den Lagerbeständen hält nicht mehr Schritt. Wer dann nach einem Shopsystem mit Warenwirtschaft sucht, landet schnell bei zwei Lagern, die sich gegenseitig für veraltet halten.

Was ist ein Shopsystem überhaupt?

Ein Shopsystem ist die Software hinter deinem Onlineshop. Sie zeigt Produkte an, verwaltet den Warenkorb, nimmt Zahlungen entgegen und erzeugt am Ende eine Bestellung. Was danach passiert, also Lagerbestand buchen, Rechnung schreiben, Paket packen, gehört zur Warenwirtschaft. Was eine Warenwirtschaft im Einzelnen leistet, haben wir im Beitrag Was ist ein Warenwirtschaftssystem? zusammengetragen. Hier geht es um die Frage, wie beide zusammenkommen.

Zwei Wege, die beide funktionieren können

Der erste Weg trennt die Aufgaben. Ein Shopsystem kümmert sich um Darstellung, Warenkorb und Kasse. Eine eigenständige Warenwirtschaft verwaltet Artikel, Bestände, Aufträge und Belege. Dazwischen sitzt eine Schnittstelle, die Shopanbindung, die Daten zwischen beiden hin- und herschiebt.

Der zweite Weg legt beides in ein System. Der Shop greift direkt auf dieselben Artikel, denselben Bestand und dieselbe Auftragsliste zu, die auch das Lager sieht. Es gibt nichts abzugleichen, weil es nur einen Datensatz gibt. Meistens ist genau das gemeint, wenn jemand von einem Shop mit Warenwirtschaft spricht.

Wie funktioniert die Schnittstelle zwischen Shop und Warenwirtschaft?

Eine Shopanbindung ist im Kern ein Abgleich in zwei Richtungen. Welche Daten wohin fließen, ist bei fast allen Anbindungen ähnlich verteilt:

Daten	Richtung	Wozu
Bestellungen mit Positionen, Adressen und Zahlungsart	Shop an Warenwirtschaft	Damit der Auftrag im Lager ankommt und eine Rechnung entsteht
Zahlungsstatus	Shop an Warenwirtschaft	Damit erst bezahlte Aufträge in den Versand gehen
Verfügbarer Bestand	Warenwirtschaft an Shop	Damit der Shop nichts verkauft, was nicht im Regal liegt
Preise, Artikeltexte, Varianten	Meist Warenwirtschaft an Shop	Damit ein Artikel nur an einer Stelle gepflegt wird
Auftragsstatus und Sendungsnummer	Warenwirtschaft an Shop	Damit dein Kunde im Kundenkonto oder per Mail sieht, wo sein Paket steckt

Spannend wird es beim Zeitpunkt. Manche Anbindungen reagieren auf Ereignisse und schicken eine neue Bestellung sofort weiter. Viele gleichen dagegen in festen Abständen ab, üblich sind alle paar Minuten, alle 15 Minuten, stündlich oder bei großen Artikelmengen nur nachts. Je länger das Intervall, desto größer das Fenster, in dem Shop und Lager unterschiedliche Zahlen kennen.

Wo es typischerweise hakt

• Überverkauf. Der Bestand im Shop ist älter als der im Lager, ein Artikel wird verkauft, der schon weg ist. Besonders häufig, wenn zusätzlich ein Marktplatz an derselben Ware zieht.
• Zuordnung über die Artikelnummer. Heißt eine Variante im Shop anders als in der Warenwirtschaft, kommt die Bestellung zwar an, landet aber beim falschen Artikel oder hängt in einer Fehlerliste.
• Status kommt nicht zurück. Das Paket ist längst raus, im Shop steht noch „in Bearbeitung“, und dein Postfach füllt sich mit Fragen nach der Sendungsnummer.
• Preise laufen auseinander. Eine Preisänderung in der Warenwirtschaft erreicht den Shop erst beim nächsten Lauf, und bis dahin bestellen Kunden zum alten Preis.

Getrennt mit Schnittstelle

Für den getrennten Weg spricht vor allem die Freiheit. Du suchst dir das Shopsystem aus, das dir gestalterisch am besten gefällt, und die Warenwirtschaft, die zu deinem Lager passt. Fällt eines davon weg, tauschst du nur diesen Teil aus. Wer einen sehr eigenen Markenauftritt braucht und eine Agentur im Rücken hat, ist damit oft gut bedient.

Der Preis dafür ist die Schnittstelle. Sie gleicht in Intervallen ab, und zwischen zwei Abgleichen kann einiges passieren. Ein Beispiel, wie es in vielen Lagern vorkommt: Um 14:12 kauft jemand im Shop das letzte Stück, der nächste Abgleich läuft um 14:20, und in der Zwischenzeit geht derselbe Artikel noch über einen Marktplatz raus. Dann telefonierst du einem Kunden hinterher. Dazu kommen Updates. Ändert eine Seite ihr Datenformat, steht der Abgleich still, bis jemand das Plugin anpasst (meistens an einem Freitagnachmittag).

Aus einem Guss

Der integrierte Weg dreht diese Rechnung um. Weil Shop und Lager auf dieselben Daten schauen, ist ein verkaufter Artikel sofort überall verkauft. Rechnung und Bestandsbuchung entstehen aus demselben Auftrag. Du pflegst einen Artikel einmal und nicht in zwei Oberflächen mit leicht unterschiedlichen Feldern.

Die Kehrseite liegt in der Abhängigkeit vom Anbieter. Du bekommst den Shop, den das System mitbringt, und musst prüfen, ob dessen Gestaltungsmöglichkeiten für deine Marke reichen. Ein Wechsel betrifft später alles auf einmal, nicht nur einen Baustein. Wie sich lose zusammengesteckte Werkzeuge über die Jahre anfühlen können, beschreibt der Beitrag Tool-Chaos. Und wer neben dem Shop mehrere Marktplätze bedient, findet im Beitrag zur Multichannel-Software die Fragen, die dann zusätzlich wichtig werden.

Wann passt welcher Weg?

Kriterium	Getrennt mit Schnittstelle	Integriertes System
Sortimentsgröße	Gut bei überschaubarem Sortiment mit wenigen Varianten	Stärker, sobald Varianten und mehrere Lagerorte dazukommen
Anzahl Verkaufskanäle	Ein Shop, vielleicht ein Marktplatz	Mehrere Marktplätze plus eigener Shop
Team	Eigene Technik oder feste Agentur vorhanden	Kleines Team ohne eigene Entwicklung
Design-Freiheit	Maximal, das Shopsystem ist frei wählbar	Abhängig von den Gestaltungswerkzeugen des Systems
Abhängigkeit von Plugins	Hoch, jede Verbindung ist ein eigenes Teil	Gering, die Verbindung ist eingebaut

Die Tabelle ersetzt keine Entscheidung. Sie zeigt nur, an welchen Stellen ein Weg Arbeit spart und wo er welche erzeugt.

Vier Fragen an deine Situation

1. Wie oft hast du in den letzten drei Monaten einen Artikel verkauft, der gar nicht mehr da war? Kommt das öfter als einmal im Monat vor, kostet dich der Abgleich mehr, als du denkst.
2. Wer kümmert sich, wenn die Schnittstelle nachts ausfällt? Gibt es darauf keine klare Antwort, liegt sie am Ende bei dir.
3. Willst du in den nächsten zwei Jahren weitere Kanäle anbinden, etwa einen zweiten Marktplatz oder Geschäftskunden?
4. Wie wichtig ist dir ein Shop, der von keinem anderen zu unterscheiden ist, im Vergleich zu einem ruhigen Tagesablauf im Lager?

Wer bei Frage vier klar die Gestaltung vorne sieht und ein technisches Team hat, fährt mit dem getrennten Weg oft richtig. Wer bei den ersten drei Fragen zweimal unruhig wird, sollte sich ein integriertes System genauer ansehen.

Omneya geht den integrierten Weg. Wir arbeiten seit 2007 mit Warenwirtschaft und Onlinehandel, und daraus ist die Entscheidung entstanden, den eigenen Webshop mit PageBuilder direkt auf Auftragswesen und Lager aufzusetzen. Bestellungen aus dem eigenen Shop landen in derselben Auftragsliste wie die von Amazon oder von Mirakl-Marktplätzen, Reservierungen aus offenen Aufträgen fließen automatisch in den verfügbaren Bestand. Statusmeldungen und Sendungsnummern gehen an die Mirakl-Marktplätze zurück, ohne dass du sie abtippst. Landingpages und Produktseiten baust du per Drag-and-Drop, für eine komplette eigene Markenoptik gibt es Custom Templates.

Du kannst das 14 Tage kostenlos testen, mit allen Modulen, ohne Kreditkarte. Wenn du heute schon getrennt arbeitest und über einen Umzug nachdenkst, findest du auf der Seite zur Migration den Ablauf. Und für Fragen zu deinem konkreten Fall gibt es den Kontakt.

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