Was ist ein Warenwirtschaftssystem? Definition und Ratgeber für Händler

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi) ist eine Software für den Handel, die den Weg einer Ware durch ein Unternehmen abbildet, vom Einkauf beim Lieferanten über den Lagerbestand bis zum Verkauf, zur Rechnung und zur Retoure. Jede Bewegung wird einmal erfasst und steht danach überall zur Verfügung, wo sie gebraucht wird.

Zur Definition gehört noch eine kleine Unterscheidung. Mit Warenwirtschaft sind die Abläufe selbst gemeint, also wie ein Betrieb Ware bestellt, lagert, verkauft und abrechnet. Das Warenwirtschaftssystem ist das Programm, mit dem diese Abläufe gesteuert und dokumentiert werden.

Der Kern ist der Bestand. Verkauft der Onlineshop drei Packungen, sinkt die Zahl im Lager, und zwar auch für Amazon, für den Marktplatz und für die Kollegin, die gerade eine Telefonbestellung aufnimmt. Alles andere baut darauf auf.

Welche Funktionen hat ein Warenwirtschaftssystem?

Die Aufgaben unterscheiden sich je nach Branche, im Handel tauchen aber fast immer dieselben Bereiche auf.

• Artikelstamm mit Bezeichnungen, Varianten, Preisen, Bildern, EAN und Steuersatz
• Einkauf und Wareneingang, also Bestellungen beim Lieferanten und das Einbuchen der Lieferung
• Lager mit Beständen je Lagerort, Inventur, bei Lebensmitteln oder Kosmetik auch Chargen und Mindesthaltbarkeit
• Aufträge aus allen Kanälen, samt Lieferschein und Versandlabel
• Rechnungen und Zahlungen einschließlich Mahnwesen für offene Posten
• Retouren, von der Rücksendung bis zur Erstattung

Viele Systeme bringen dazu Kundenverwaltung und Auswertungen mit. Wie tief das jeweils geht, ist der eigentliche Unterschied zwischen den Anbietern.

Worin unterscheiden sich Warenwirtschaft, ERP und Shopsystem?

Die Begriffe werden oft durcheinander verwendet. Ein Shopsystem ist das Schaufenster, also die Seite, auf der Kunden bestellen. Es weiß, was gerade im Warenkorb liegt, aber selten, was beim Lieferanten unterwegs ist.

ERP (Enterprise Resource Planning) ist der weitere Begriff. Er umfasst neben der Warenwirtschaft auch Personal, Produktion, Finanzbuchhaltung und Controlling, mehr dazu im Beitrag Was ist ein ERP-System? Für einen Händler mit zwanzig Mitarbeitern ist die Unterscheidung meist akademisch, denn die meisten modernen Warenwirtschaftssysteme decken inzwischen einen Teil dieser Aufgaben mit ab.

Praktisch zählt eine andere Frage, nämlich ob Shop und Warenwirtschaft in einem System liegen oder zwei Systeme über eine Schnittstelle miteinander sprechen. Bei der zweiten Variante entstehen die meisten Fehler genau an dieser Stelle (warum, steht ausführlicher unter Shopsystem mit Warenwirtschaft).

Ab wann lohnt sich ein Warenwirtschaftssystem im Handel?

Am Anfang reicht oft eine Tabelle. Ein kleiner Teehandel mit 80 Sorten, einem Shop und vielleicht zehn Bestellungen am Tag kommt mit Excel und etwas Disziplin zurecht.

Kritisch wird es mit dem zweiten Verkaufskanal. Sobald dieselbe Ware im eigenen Shop und auf Amazon liegt, muss der Bestand an beiden Stellen stimmen, und zwar sofort. Wer das von Hand nachträgt, verkauft früher oder später die letzte Dose zweimal. Spätestens dann kostet das Nacharbeiten mehr Zeit als jede Einarbeitung in ein System.

Weitere typische Auslöser sind mehrere Lagerorte, ein zweiter Mitarbeiter im Versand und Ware mit Haltbarkeitsdatum. Wer ein Ladengeschäft betreibt, hat noch eigene Fragen, die wir im Beitrag Warenwirtschaftssystem für den Einzelhandel gesammelt haben.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Funktionslisten sehen bei allen Anbietern ähnlich aus. Aussagekräftiger sind ein paar Fragen, die du jedem Anbieter stellen kannst.

1. Welche Shops und Marktplätze sind direkt angebunden, ohne zusätzliches Plugin eines Drittanbieters?
2. Brauchst du Chargenverwaltung, MHD, Seriennummern oder Stücklisten? Wer Lebensmittel oder Kosmetik verkauft, sollte das vor der Entscheidung testen und nicht erst danach.
3. Kann das System E-Rechnungen? Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, bei bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Wichtig ist außerdem, dass die Daten sauber bei deiner Buchhaltung ankommen.
4. Kommst du mit deinen Artikeln, Kunden und Aufträgen jederzeit wieder heraus, in einem Format, das ein anderes System lesen kann?
5. Was kostet das System über drei Jahre? Grundgebühr, Gebühren je Auftrag oder Kanal, Kosten für Schnittstellen und Einrichtung zusammenrechnen, nicht nur den Monatspreis vergleichen. Wie so eine Rechnung aussieht, zeigt Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Gibt es Warenwirtschaftssoftware auch kostenlos?

Es gibt kostenlose Open-Source-Systeme, und für technisch versierte Händler können sie passen. Der Preis steckt dann im Betrieb, denn Server, Updates, Sicherheit und die Anbindung an Marktplätze übernimmst du selbst oder bezahlst jemanden dafür. Wer das nicht will, ist mit einem gehosteten System meist günstiger unterwegs, auch wenn dort eine Monatsgebühr anfällt.

Unabhängig davon lohnt sich eine Testphase mit echten Daten. Zwanzig eigene Artikel und eine Handvoll echter Bestellungen zeigen mehr als jede Vorführung.

Wie Omneya das löst

Omneya ist aus genau dieser Arbeit entstanden. Wir begleiten Händler seit 2007 bei Warenwirtschaft und Onlinehandel. Shop, Marktplätze, Lager, Aufträge, Rechnungen und Kundenverwaltung liegen in einem System, es gibt also keine Schnittstelle zwischen Shop und Warenwirtschaft, die ausfallen könnte. Welche Bereiche du nutzt, entscheidest du über die Module.

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