Terminbuchungssystem: mehr Zeit für deine Kunden statt für Absprachen

Eine Kundin schreibt, ob Donnerstag ginge. Du antwortest mit drei Vorschlägen, sie nimmt den zweiten, fragt aber, ob es auch eine halbe Stunde später geht. Vier Mails, zwei Tage. Pro Termin vielleicht zehn Minuten, bei 25 Terminen in der Woche ein halber Arbeitstag, der niemandem etwas bringt. Mit einer Online-Terminbuchung fällt dieser Teil weg.

Einzeltermin oder Gruppentermin?

Omneya kennt beides, und die beiden verhalten sich an ein paar Stellen unterschiedlich. Die Tabelle zeigt, wo.

Die Warteliste ist ab Werk eingeschaltet. Bei Einzelterminen greift sie nicht, dort gibt es schlicht keine zweite Person für denselben Platz.

Was du einstellst

Je Terminart legst du Dauer, Puffer vorher und nachher und die Ressourcen fest, die sie braucht, zum Beispiel einen Raum und eine Person. Öffnungszeiten trägst du je Wochentag und Ressource ein, auf Wunsch mit Gültigkeitszeitraum, wenn im Sommer andere Zeiten gelten. Urlaub und Besprechungen blockierst du als Sperrzeit. Name und Beschreibung der Terminart übersetzt du für jede Sprache deines Shops.

Ein Beispiel aus einem kleinen Yogastudio: Die Einzelstunde dauert 60 Minuten, danach braucht der Raum 15 Minuten zum Lüften und Matten wegräumen. Diese Viertelstunde trägst du als Puffer danach ein, und keine Buchung rutscht mehr direkt an das Ende der vorigen Stunde. Der Abendkurs am Mittwoch ist eine Gruppen-Terminart für zwölf Personen im selben Raum. Ist der Kurs gebucht, ist der Raum für Einzelstunden in dieser Zeit weg, ohne dass du etwas austragen musst, weil beide Terminarten dieselbe Ressource nutzen.

Die Terminbuchung ist nach der Einrichtung erst einmal ausgeschaltet. Du schaltest sie ein, wenn deine Terminarten stehen.

Was dein Kunde erlebt

Er wählt im Shop die Terminart und sieht nur Zeiten, die wirklich frei sind. Er bucht, bekommt eine Bestätigung und findet den Termin in seinem Kundenkonto. Vor dem Termin kommt eine Erinnerung per E-Mail, ab Werk 24 Stunden vorher. Kann er nicht, sagt er selbst ab, bis zu einer Frist, die du bestimmst. Kostet der Termin etwas, entsteht beim Buchen ein Auftrag, und die Rechnung läuft wie bei jedem anderen Verkauf. Für Online-Termine legt Omneya das Zoom-Meeting gleich mit an, wenn du das Zoom-Modul nutzt.

Wählen zwei Kunden in derselben Sekunde dieselbe Zeit, kommt nur einer durch. Der andere sieht sofort die nächste freie Zeit.

Kalender anbinden

Über einen Abo-Link erscheinen deine Termine in jedem Kalender, der iCal liest. Fremde Kalender bindest du per iCal-Adresse an, dann blockieren ihre Einträge deine freien Zeiten. In beide Richtungen synchronisiert Omneya über CalDAV. Eine eigene Anmeldung bei Google oder Outlook gibt es nicht, beide erreichst du über diese Wege.

Erinnerungen gehen nur per E-Mail raus, SMS bietet das Modul nicht. Eine Anzahlung kennt es ebenfalls nicht, ein Termin hat einen Preis oder keinen.

Gedacht ist das für alle, deren Arbeit in Terminen stattfindet: Coaches und Berater, Studios, Praxen, Werkstätten mit Abholterminen und Händler mit Beratung im Laden. Termine hängen in Omneya am selben Kunden wie Bestellungen, Rechnungen und Kurse. Leg im Testsystem eine Einzel- und eine Gruppen-Terminart an und buch dir beide selbst. Den vollen Umfang beschreibt Terminbuchungen, wie andere ihre Termine bündeln, steht in Termine zentral verwalten. Die Pakete findest du unter Preise.